Die Rückmeldungen zur Terminvereinbarung sind aus der Bevölkerung und den publikumsintensiven Fachämtern sehr positiv. Der Verwaltungsvorstand und die Amtsleiter*innen haben sich nach den positiven Erfahrungen nun dafür ausgesprochen, die Terminvergaben für den Publikumsverkehr dauerhaft in der Troisdorfer Stadtverwaltung zu etablieren.
Derzeit ist die Stadtverwaltung (ohne Bürgerbüro und Nebenstellen mit eigenständigen Öffnungszeiten) wöchentlich 25,5 Stunden geöffnet. Hinzu kommen Servicezeiten und Terminvereinbarungen. Da sich die Terminvereinbarungen in allen Ämtern mittlerweile gut etabliert haben, sollen ab dem 1. Oktober die Öffnungszeiten flexibler und zugleich bedarfsorientiert gestaltet werden. Die bisherigen allgemeinen Öffnungszeiten (ohne Bürgerbüro) werden dann durch Servicezeiten abgelöst: Die Ämter sind von
montags bis freitags zwischen 7:30 und 12:30 Uhr sowie
montags, dienstags und donnerstags zwischen 13:30 und 16:00 Uhr
erreichbar. Das sind wöchentlich 32,5 Stunden Servicezeit.
Die Mittwoch- und Freitag-Nachmittage stehen weiterhin zusätzlich für Terminvereinbarungen zur Verfügung, sind aber für „Laufkundschaft“ geschlossen.
Weiterhin werden Besucher*innen gebeten, in erster Linie Termine mit den betreffenden Mitarbeitenden zu vereinbaren. Die Ämter gewährleisten, dass Termine zeitnah und flexibel unter Berücksichtigung der Bedarfe der Bürger*innen verbindlich vereinbart werden können. Dazu können bis auf weiteres die aktuell genutzten Kommunikationswege wie Telefon, Mail oder die Onlineterminvergabe genutzt werden.
Für Bürger*innen, die ohne Termin während der Servicezeiten zur Stadtverwaltung kommen, sind die Ämter gehalten sicherzustellen, dass deren Anliegen mindestens entgegengenommen und nötigenfalls ein zeitnaher Termin vereinbart wird. Auch werden die Mitarbeitenden die Besucher*innen auf die Möglichkeit und Vorteile der Terminvergabe hinweisen und Ihnen gerne erläutern, wie sie zukünftig Termine unproblematisch und niederschwellig vereinbaren können. Für berufstätige Besucher*innen können nach Absprache auch Termine über die Servicezeiten hinaus angeboten werden. Durch den Wegfall des „langen Montags“ in der Stadtverwaltung (mit Ausnahme des Bürgerbüros) wird die zeitliche Flexibilität sowohl für das Publikum als auch die Ämter erhöht.
Der Rathauseingang wird während der Servicezeiten geöffnet und durch einen Pförtnerdienst besetzt sein. Außerhalb dieser Zeiten werden die Besucher*innen für vereinbarte Termine von den Mitarbeitenden am Eingang abgeholt. Für die Ämter (mit Ausnahme des Bürgerbüros), die im neuen Verwaltungsgebäude Kaiserstraße 1a untergebracht sind, gilt diese Zugangsregelung mit Pförtnerdienst und Abholen durch die Mitarbeitenden analog zum Hauptgebäude.
Das Bürgeramt hat abweichend zusätzlich weiterhin montags von 13:30 bis 19 Uhr geöffnet. Der Mittwochnachmittag dort ist ausschließlich für Terminkunden geöffnet.
Bis Ende Oktober beabsichtigt die Stadt Troisdorf, virtuelle Beratungsbüros einzuführen. In einem ersten Schritt testet das Sozialamt gleich drei virtuelle Büros: 1. Senioren- und Pflegeberatung, 2. Beratung und Hilfe für Bürger*innen mit Migrationshintergrund und 3. Wohnberechtigungsschein und Wohnungsvermittlung. Ein Ausbau des Angebots ist bei entsprechender Resonanz angedacht. Parallel baut die Stadtverwaltung kontinuierlich ihr Angebot an Online-Dienstleistungen aus. Die aktuelle Übersicht gibt es unter: https://www.troisdorf.de/de/rathaus-service/buergerservice/online-dienste/. Ein eigenes Online-Serviceportal mit Anbindung an das Servicekonto NRW befindet sich derzeit in Vorbereitung.